Kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Strategi Pengembangan Perpustakaan Teknologi dan Informasi (SPP-TIK) Hari Ketiga

Pada hari ketiga kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Strategi Pengembangan Perpustakaan Teknologi dan Informasi (SPP-TIK) yang diadakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara, materi yang disampaikan berfokus pada dua topik utama yang sangat relevan dengan perkembangan perpustakaan di era digital. Kegiatan ini berlangsung pada Jumat, 15 November 2024, bertempat di Hotel Mercure Samarinda dan diikuti oleh 40 peserta yang berasal dari 20 perpustakaan desa, kelurahan, dan taman baca di wilayah Kutai Kartanegara.

Bimtek ini bertujuan untuk memberikan keterampilan dan pengetahuan lebih dalam tentang pengelolaan perpustakaan yang berbasis teknologi serta pentingnya keberlanjutan program-program perpustakaan. Melalui sesi hari ketiga, peserta diberi wawasan lebih dalam tentang dua materi penting, yaitu Advokasi untuk Keberlanjutan oleh Rachmawati dan Sistem Informasi Manajemen, Pemantauan dan Evaluasi, serta Dampak Layanan Perpustakaan oleh Putri Wardhani.

Materi I: Advokasi untuk Keberlanjutan oleh Rachmawati

Pada sesi pertama hari ketiga, Rachmawati, seorang praktisi dan ahli dalam pengelolaan perpustakaan berbasis inklusi sosial, memaparkan materi tentang Advokasi untuk Keberlanjutan. Materi ini sangat penting bagi pengelola perpustakaan, terutama di daerah-daerah yang mungkin menghadapi tantangan dalam hal pendanaan dan dukungan dari berbagai pihak.

Rachmawati mengawali presentasinya dengan penjelasan mengenai apa itu advokasi. Secara sederhana, advokasi adalah serangkaian upaya untuk mempengaruhi kebijakan, mendapatkan dukungan, dan memastikan bahwa suatu program atau kegiatan dapat terus berjalan dalam jangka panjang. Dalam konteks perpustakaan, advokasi berarti berjuang agar perpustakaan mendapatkan dukungan yang cukup dari berbagai pihak, baik itu pemerintah daerah, masyarakat, maupun sektor swasta.

Rachmawati menekankan beberapa poin penting terkait advokasi untuk keberlanjutan program perpustakaan:

1. Membangun Pemahaman Tentang Pentingnya Perpustakaan
   Langkah pertama dalam advokasi adalah membangun pemahaman di kalangan pemangku kepentingan tentang pentingnya keberadaan perpustakaan. Bagi masyarakat umum, perpustakaan sering dianggap sebagai tempat untuk membaca buku saja. Namun, dalam dunia yang semakin digital ini, perpustakaan berperan jauh lebih besar, yakni sebagai pusat informasi, pusat pembelajaran, dan tempat pemberdayaan masyarakat. Oleh karena itu, pengelola perpustakaan harus mampu menjelaskan peran dan manfaat perpustakaan kepada berbagai pihak yang terkait.

2. Mengidentifikasi Stakeholder dan Membangun Kemitraan
   Salah satu hal yang perlu dilakukan dalam advokasi adalah mengidentifikasi siapa saja pihak yang dapat mendukung keberlanjutan perpustakaan. Dalam hal ini, stakeholder utama meliputi pemerintah daerah, lembaga pendidikan, masyarakat sekitar, serta sektor swasta. Pengelola perpustakaan harus mampu menjalin kemitraan dengan pihak-pihak ini, baik dalam bentuk pendanaan, program bersama, atau kolaborasi dalam pelaksanaan kegiatan literasi.

3. Penguatan Data dan Bukti yang Kuat
   Untuk mendukung argumen dalam advokasi, dibutuhkan data dan bukti yang kuat mengenai manfaat dan dampak dari layanan perpustakaan. Rachmawati memberikan contoh konkret bagaimana pengelola perpustakaan bisa mengumpulkan data terkait jumlah pengunjung, jenis layanan yang diberikan, serta pengaruh program perpustakaan terhadap peningkatan literasi dan pemberdayaan masyarakat. Data ini sangat penting untuk meyakinkan pihak-pihak yang terkait agar mereka memahami urgensi perpustakaan dalam pembangunan sosial dan ekonomi masyarakat.

4. Strategi Advokasi yang Tepat
   Rachmawati juga mengingatkan peserta tentang pentingnya merancang strategi advokasi yang tepat. Ini termasuk memilih metode yang sesuai untuk menjangkau audiens yang berbeda, seperti mengadakan pertemuan dengan pejabat pemerintah, menyelenggarakan acara komunitas, atau menggunakan media sosial untuk menjangkau masyarakat luas. Dalam hal ini, kreativitas dalam menyampaikan pesan sangat dibutuhkan agar tujuan advokasi dapat tercapai dengan baik.

Melalui materi ini, peserta Bimtek diharapkan dapat memperoleh pengetahuan yang lebih mendalam tentang bagaimana memastikan agar perpustakaan tidak hanya berjalan dengan baik dalam jangka pendek, tetapi juga dapat berkembang dan berkelanjutan dalam jangka panjang. Advokasi menjadi kunci agar perpustakaan tetap mendapatkan dukungan yang diperlukan untuk meningkatkan layanannya kepada masyarakat.

Materi II: Sistem Informasi Manajemen, Pemantauan dan Evaluasi, serta Dampak Layanan Perpustakaan oleh Putri Wardhani

Setelah istirahat siang, sesi berikutnya diisi oleh Putri Wardhani, seorang ahli dalam pengelolaan sistem informasi perpustakaan. Putri menyampaikan materi yang sangat relevan dengan pengelolaan perpustakaan modern, yaitu tentang Sistem Informasi Manajemen, Pemantauan dan Evaluasi, serta Dampak Layanan Perpustakaan.

Putri memulai materi dengan penjelasan mengenai pentingnya memiliki sistem informasi yang terintegrasi dalam pengelolaan perpustakaan. Sistem ini berfungsi untuk mencatat dan mengelola berbagai data penting, mulai dari data koleksi buku, peminjaman, kunjungan pengguna, hingga laporan-laporan kegiatan perpustakaan.

1. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
   Dalam dunia yang semakin bergantung pada teknologi, sistem informasi manajemen (SIM) menjadi alat yang sangat penting dalam pengelolaan perpustakaan. Putri menjelaskan bahwa dengan adanya SIM, pengelola perpustakaan dapat mengelola semua data secara terorganisir, mempercepat proses pencarian dan peminjaman koleksi, serta menghasilkan laporan secara otomatis. Ini sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perpustakaan.

   Selain itu, SIM juga memungkinkan perpustakaan untuk menyediakan layanan yang lebih baik kepada pengunjung. Misalnya, dengan sistem peminjaman online atau katalog digital yang dapat diakses oleh masyarakat kapan saja dan di mana saja.

2. Pemantauan dan Evaluasi
   Putri melanjutkan dengan membahas pentingnya pemantauan dan evaluasi dalam pengelolaan perpustakaan. Setiap program atau layanan yang dilaksanakan harus dipantau untuk memastikan bahwa semua berjalan sesuai rencana. Pemantauan ini bisa dilakukan dengan cara mengumpulkan data secara berkala, seperti jumlah pengunjung, tingkat pemanfaatan koleksi, atau kepuasan pengunjung terhadap layanan perpustakaan.

   Evaluasi dilakukan untuk menilai apakah program yang dijalankan mencapai tujuan yang diinginkan. Melalui evaluasi, pengelola perpustakaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam layanan mereka. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan untuk merumuskan kebijakan perbaikan dan pengembangan layanan perpustakaan ke depannya.

3. Dampak Layanan Perpustakaan
   Salah satu bagian terpenting yang ditekankan oleh Putri adalah pengukuran dampak layanan perpustakaan terhadap masyarakat. Sebagai lembaga publik, perpustakaan harus mampu menunjukkan dampaknya terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat, terutama dalam hal literasi, pemberdayaan, dan akses informasi.

   Putri memberikan contoh dari Perpustakaan Desa Cisarua yang telah berhasil mengukur dampak dari berbagai program yang mereka jalankan, seperti pelatihan literasi digital, kelas bahasa Inggris, atau program pemberdayaan ekonomi melalui literasi kewirausahaan. Dengan data dan bukti yang jelas, perpustakaan bisa menunjukkan kepada pemerintah dan masyarakat bahwa layanan mereka memberikan kontribusi positif bagi perkembangan sosial dan ekonomi di desa Cisarua.